Hệ thống tài liệu ISO chuẩn bị tài liệu lập hồ sơ hệ thống quản lý chất lượng là bước đầu tiên trong quá trình phát triển hệ thống chất lượng. Chìa khóa của giai đoạn này là những người sẽ hỗ trợ thực hiện nghiên cứu và đánh giá độ chính xác và tính phù hợp phải có chuyên môn về tiêu chuẩn ISO 9000 và có thể diễn giải và áp dụng tiêu chuẩn này trong các công việc của doanh nghiệp.
Trong quá trình chuẩn bị tài liệu hệ thống quản lý chất lượng (dự thảo), người chịu trách nhiệm viết tài liệu hệ thống quản lý chất lượng là cần thiết. Điều tốt và có lợi nhất cho tổ chức về lâu dài là các tác giả nên là nhân sự của tổ chức. Tổ chức có thể thành lập một nhóm làm việc để phát triển / viết tài liệu hệ thống quản lý chất lượng. Vì mục đích này, những người sẽ viết tài liệu hệ thống quản lý chất lượng phải được đào tạo trong Khóa học ISO 9000 để có được kiến thức và hiểu biết. Có các kỹ năng và kinh nghiệm thu được từ các chuyên gia về việc chuẩn bị tài liệu hệ thống quản lý chất lượng. Điều này giúp cho việc viết tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng trở nên hiệu quả và phù hợp với thực tiễn của tổ chức, việc đào tạo như vậy có thể được tổ chức dưới hình thức đào tạo nội bộ bởi một chuyên gia tư vấn về hệ thống quản lý chất lượng có đủ năng lực. Nó sẽ tiết kiệm và thuận tiện cho nhân sự của doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 đặt ra các hệ thống thông tin dạng văn bản trong Yêu cầu 7.5 để đảm bảo rằng tổ chức đã xem xét thông tin dạng văn bản cần thiết cho tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Bằng cách xem xét phạm vi và các dạng hoạt động trong mỗi quá trình, mức độ phức tạp và các mối quan hệ trong quá trình đó. Để tạo và cập nhật thông tin tài liệu cập nhật. Theo Yêu cầu 7.5.2 với định dạng tài liệu, ngôn ngữ được sử dụng, nhận dạng loại và tên tài liệu, tên tổ chức, số tham chiếu Và ngày có hiệu lực Bao gồm cả việc xem xét và phê duyệt Khi thích hợp và đủ
Ngoài ra, hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 rất chú trọng vào việc kiểm soát tài liệu theo Quy định 7.5.3 để đảm bảo rằng Tài liệu đã sẵn sàng. Và thích hợp để sử dụng tại nơi và thời gian khi cần thiết. Các tài liệu sẽ được bảo vệ đầy đủ để không bị mất tính bảo mật từ việc sử dụng không đúng cách hoặc do mất độ chính xác. Vì vậy, việc kiểm soát thông tin tài liệu theo hệ thống ISO 9001: 2015 là rất quan trọng. Để được thực hiện một cách chính xác và đảm bảo rằng Thông tin dạng văn bản trong hệ thống phải được phân phối, truy cập, tìm kiếm và sử dụng, lưu trữ và bảo quản thích hợp. Bao gồm cả việc có thể đọc ra kiểm soát các thay đổi tài liệu lưu trữ và xử lý tài liệu.
Hệ thống kiểm soát tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 cũng bao gồm thông tin dạng văn bản từ các nguồn bên ngoài. Tổ chức cho rằng cần thiết cho việc lập kế hoạch và hoạt động của mỗi quá trình. Nó phải được xác định và kiểm soát là phù hợp theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 .
1. Để hiểu được tầm quan trọng của việc kiểm soát các tài liệu trong Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 mà việc chuẩn bị. Và cải thiện hệ thống thông tin dạng văn bản Kể từ khi mã hóa tài liệu, định dạng tài liệu, cách đặt tên và loại tài liệu trong hệ thống, Cách xác định tính cập nhật, Sửa đổi tài liệu.
2. Để kiểm soát hiệu quả các tài liệu trong Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015. Để đảm bảo tính sẵn có và đầy đủ, Tài liệu thích hợp để sử dụng trong mỗi quy trình.
3. Cho phép phân phối, truy cập, tìm kiếm, sử dụng và lưu trữ hệ thống thông tin tài liệu một cách hiệu quả.
4. Để có thể kiểm soát thông tin tài liệu trong hệ thống kể từ: Phát hành tài liệu mới ,Thay đổi, Hủy tài liệu và yêu cầu hủy tài liệu trong hệ thống một cách chính xác, Để tránh nhầm lẫn hoặc hư hỏng có thể gây ra do kiểm soát tài liệu không đầy đủ.
Trong tài liệu hệ thống quản lý chất lượng, Các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 đòi hỏi người vận hành phải tổ chức hệ thống chất lượng bằng văn bản. Hoặc được viết trên nhiều phương tiện khác nhau. Tổ chức phải tuân thủ nó như được viết như một phương tiện để đảm bảo rằng Sản phẩm chắc chắn sẽ đáp ứng được yêu cầu.
Ở giai đoạn này, nhóm làm việc xây dựng/ viết hệ thống quản lý chất lượng nên được chia thành các nhóm nhỏ hơn, với các trưởng nhóm và thư ký nhóm. Đây là người chịu trách nhiệm viết các tài liệu hệ thống quản lý chất lượng, nếu bắt đầu từ việc chuẩn bị các thủ tục (Thủ tục) thì nó phải được lập thành biểu đồ. Hoạt động sản xuất / quản lý (Sơ đồ luồng kinh doanh) của doanh nghiệp.
Quy trình viết tài liệu hệ thống quản lý chất lượng, Điều này bắt đầu với một nhóm người chịu trách nhiệm giúp họ viết và cải thiện (bản nháp), sau đó họ cần được biên soạn và cải thiện tại một cuộc họp nhóm làm việc. Nhóm trưởng đóng vai trò là chủ tịch và thư ký nhóm. Phục vụ để giúp ghi chú khi sửa đổi và sau đó cho phép các nhà tư vấn hoặc chuyên gia (Giúp nghiên cứu tình trạng hoạt động của tổ chức trong quá trình chuẩn bị hệ thống chất lượng được lập thành văn bản). Nếu đạt thì tiến hành công bố, nếu không đạt thì tiến hành cải tiến cho đúng và phù hợp.
1.2.3 Phê duyệt và công bố tài liệu hệ thống quản lý chất lượng, Hệ thống tài liệu ISO
Sau khi in tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Phải được quản lý xem xét. Nếu không thông qua hoặc sửa đổi bổ sung thì phải chỉnh sửa và công bố lại, sau đó người được chỉ định có thẩm quyền tiếp tục phê duyệt và ban hành.
Khi tài liệu hệ thống chất lượng đã được xem xét, phê duyệt và công bố Giai đoạn đầu tiên là giai đoạn thực tế của hành động. Nếu cần chỉnh sửa vì tài liệu không phù hợp với thực tiễn Hoặc không thể thực hiện được, họ phải chỉnh sửa tài liệu Mặt khác, nếu tài liệu được nhận thấy là đúng và đầy đủ. Phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000, phù hợp với các nguyên tắc sản xuất hoặc dịch vụ của tổ chức và phù hợp với các hoạt động cần phải có của tổ chức.
Có thể cần phải xem xét cải tiến để thực hành đúng và hiệu quả. Điều này trong thực tế có thể được thực hiện bằng cách hiểu các bên liên quan Việc đào tạo được tiến hành theo từng trường hợp cụ thể khi có sự nhất quán giữa tài liệu hệ thống chất lượng và thực hành toàn bộ hệ thống. Cần thông báo việc sử dụng phiên bản cập nhật của tài liệu hệ thống chất lượng và chuyển tài liệu hệ thống chất lượng vào quy trình kiểm soát để duy trì hệ thống chất lượng hiệu quả mãi mãi.
Tài liệu hệ thống chất lượng Các yêu cầu theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 được thiết lập cho các mục đích sau.
1. Tuân thủ tiêu chuẩn hệ thống chất lượng ISO 9001.
2. Cho phép nhân viên làm việc theo các tiêu chuẩn giống nhau.
3. Để có sự kiểm soát thường xuyên.
4. Để nâng cao hiệu quả công việc và phối hợp tốt hơn
5. Để đảm bảo công việc liên tục ngay cả khi thay đổi người chịu trách nhiệm.
6. Làm kim chỉ nam cho việc giám sát chất lượng nội bộ.
7. Được sử dụng như một phương tiện để đào tạo nhân sự.
Việc xây dựng tài liệu có thể gặp nhiều khó khăn, doanh nghiệp có thể đăng ký dịch vụ tư vấn ISO để được hỗ trợ thực hiện.
Các tài liệu được đề cập trong các yêu cầu bao gồm:
- Chính sách Chất lượng và Mục tiêu Chất lượng.
- Sổ tay chất lượng
- Quy trình tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn này
- các tài liệu cần thiết do chính tổ chức thiết lập
- Hồ sơ do tiêu chuẩn này thiết lập
Đối với các doanh nghiệp cần giải pháp quản lý tài liệu và nội dung hoàn chỉnh với dịch vụ chứng nhận ISO chuyên nghiệp của ISOCERT có thể liên hệ theo hotline: 0976389199.
Xem thêm: https://isopro.edu.vn/dich-vu-tu-van-iso-9001, https://isopro.edu.vn/dich-vu-tu-van-iso-14001